ALLMÄNT

GDPR - Hantering av medlemsuppgifter

Rutiner 
Enligt den nya dataskyddsförordningen (GDPR – General Data Protection Regulation) som träder i kraft i maj 2018 så måste alla registerhållare utse personuppgiftsansvariga samt fastställa rutiner för hur medlemsuppgifter hanteras.
 
En Samfällighetsförening är enligt lagen skyldig hålla register över sina medlemmar.
Vägföreningen använder sig av det webbaserade verktyget Vägfas för all registerhållning. Detta är ett lösenordskyddat verktyg som endast styrelsen och vår inhyrda administratör har tillgång till.
Registret uppdateras automatiskt med nya uppgifter från Lantmäteriet.
 
Detta har vi i Björnrike Samfällighetsförening gjort för att du som medlem ska känna dig trygg och för att vi ska uppfylla lagstadgade krav. Det är viktigt för dig som medlem att veta följande om våra register och vilka rutiner vi har fastställt för medlemsuppgifter.
 
Vi behandlar följande personuppgifter
·      Namn
·      Adress
·      Telefonnummer
·      Fastighetsbeteckning
 
Uppgifterna finns i föreningens
·      Medlemsregister
·      Debiteringslängd
·      Röstlängd
·      Register över förtroendevalda
 
Hur behandlas uppgifterna?
I manuella pärmar och på dator som styrelsen ansvar för (praktiskt sker detta genom vår administratör Maritta Stensson på Vemservice AB). I samband med kallelse till årsmöte klargörs att debiteringslängden kommer att avhandlas på årsmötet, liksom uppgifter om föreningens räkenskaper och förslag till budget för kommande verksamhetsår.
 
Styrelsen ansvarar för att uppgifterna är uppdaterade. Uppgifterna i registren används enbart för interna bruk. Styrelsen har säkerställt att personuppgifter i föreningens register inte sprids till obehöriga.
 
Hur länge sparas uppgifterna?
Personuppgifter om medlemmarna sparas i medlemsregistret så länge personerna är anslutna till samfällighetens gemensamhetsanläggning och medlemmar i samfälligheten. Debiteringslängd och röstlängd kommer att sparas i 10 år från dagens för årsmötet med hänsyn till reglerna om allmän preskription.
 
Så länge ett samtycke föreligger kommer personuppgifterna som behandlas med samtycke som grund behandlas av föreningen. Om ett samtycke återkallas tas dessa uppgifter bort.
 

  • Du som medlem har rätt att ta del av vilka uppgifter som vi har registrerade om dig.
  • Björnrike Samfällighetsförening delar aldrig ut några uppgifter om sina medlemmar till någon extern part.
  • Björnrike Samfällighetsförening delar inte ut uppgifter om medlemmar till andra medlemmar. Om en medlem vill ha kontakt med en annan medlem så kan samfälligheten erbjuda sig att förmedla den kontakten.
  • E-postuppgift är inte en lagstadgad uppgift så vi behöver respektive medlems godkännande för att kunna registrera dennes e-postadress. I dagsläget sparar vi inte e-postadresser till våra medlemmar och gör därmed inga utskick via e-post.
  • Styrelsen för samfälligheten har det formella ansvaret. Maritta Stensson på Vemservice har av styrelsen givits ansvar för att praktiskt hantera samfällighetens register och att de följer riktlinjerna i GDPR och i dessa rutiner.
  • Vid försäljning av fastighet avregistreras uppgifter i debiteringslängden.


Om du har frågor gällande vårt register så är du välkommen att höra av dig till Maritta Stensson, Vemservice AB. Maritta är samfällighetens administratör och nås på: maritta@vemservice.se. Samfällighetens svarar också gärna på frågor (kontakt@bjornrikesf.se).
Dessa riktlinjer som följer Dataskyddsförordningen (GDPR) är godkända av samfällighetens styrelse den maj 2018

Lars Sundström
Ordförande